La falta de control en el ciclo de compras desangra a las empresas: compras no autorizadas que exceden el presupuesto, facturas de proveedores con precios más altos que los cotizados que se pagan sin revisar, recepciones incompletas que se dan por buenas y pagos duplicados por falta de conciliación.
Beneficios Clave para el Negocio
Valide automáticamente que lo cobrado en la factura coincida exactamente con la orden de compra aprobada y la mercancía realmente recibida en almacén, eliminando cobros indebidos y sobrecostos.
Establezca reglas claras de aprobación para que ninguna compra importante se procese sin la firma digital del gerente o director responsable.
Conozca el estado de cada requerimiento de compra en tiempo real: desde la cotización hasta la recepción en almacén y el pago programado.
Integre la entrada de mercancía directamente con el almacén, recalculando de inmediato el Costo Promedio Ponderado para asegurar la rentabilidad de las ventas.
Emisión de comprobantes fiscales de compra y retenciones de ITBIS/ISR calculadas al centavo para el reporte 606 de la DGII.
Aplicación por Industria
| Industria | Necesidad Crítica | Solución y Valor Kuboz |
|---|---|---|
| Constructoras y Contratistas | Compras masivas de materiales de obra con entregas parciales directas a proyecto. | Recepciones parciales múltiples por PO y control de saldo de entrega. |
| Cadenas de Restaurantes y Alimentos | Compras diarias de insumos perecederos y control de precios de proveedores. | Comparación de cotizaciones (RFQ) y match estricto de facturas. |
| Distribuidoras y Retail | Abastecimiento a gran escala con términos de crédito y pagos en USD. | Gestión multimoneda de órdenes y programación de pagos a proveedores. |
| Empresas de Servicios y Consultoría | Contratación de servicios profesionales y retenciones fiscales obligatorias. | Registro de facturas de servicios con retención automática de ISR e ITBIS. |
Características Principales
- Ciclo completo Procure-to-Pay: Requisición (PR), Cotización (RFQ), Orden de Compra (PO), Recepción (GR), Factura y Pago.
- Flujo de aprobación jerárquico y configurable por umbrales de montos por Tenant y Sucursal.
- Conciliación automatizada de 3 Vías (PO vs GR vs Factura) con tolerancias configurables en cantidad y precio.
- Recepción física de mercancía con soporte para entregas parciales y múltiples recepciones por Orden de Compra.
- Recálculo dinámico del Costo Promedio Ponderado (CPP) y registro en Kardex exclusivo al recibir mercancía.
- Gestión de pagos totales y parciales en múltiples monedas con registro de tipos de cambio históricos.
- Preservación histórica de precios, catálogos y términos comerciales mediante snapshots inmutables.
- Integración fiscal completa con soporte para Números de Comprobante Fiscal (NCF) y esquemas de retención.
Reglas de Negocio Blindadas
- Las Órdenes de Compra (PO) no generan afectación de inventario físico ni disponible; el movimiento de stock ocurre exclusivamente en la Recepción de Mercancía (GR).
- La recepción de mercancía actualiza obligatoriamente el Costo Promedio Ponderado (CPP) en el almacén de destino.
- Las facturas de proveedor requieren validación obligatoria de Match de 3 Vías; cualquier desviación que supere los márgenes de tolerancia exige aprobación manual del Gerente de Compras.
- No se permite el pago a proveedores sin una factura previamente aprobada o debidamente conciliada con su recepción.
- Las transacciones deben capturar snapshots inmutables de los datos de artículos, proveedores y tipos de cambio vigentes al momento de la emisión.