Administrar a decenas o cientos de profesionales independientes, consultores remotos y personal tercerizado en hojas de cálculo de Excel es un caos operativo costoso: horas facturadas sin validación real, disputas constantes al pagar honorarios, descontrol en los reembolsos de gastos y una sobrecarga administrativa interminable para los equipos de Recursos Humanos y Finanzas atendiendo mensajes por correo o WhatsApp.
Beneficios Clave para el Negocio
Las hojas de tiempo digitales registran cada hora por actividad y tipo (regular, extra, feriado), requiriendo la aprobación electrónica del líder de proyecto antes de generar el cobro.
Convierta semanas de horas aprobadas en facturas de contratista generadas en un clic con numeración fiscal correlativa, listas para pagar en Cuentas por Pagar.
Los contratistas cargan sus horas, consultan su histórico de pagos, solicitan permisos y descargan constancias laborales en PDF (`EmploymentLetterPdf`) de forma 100% autónoma.
Monitoree en tiempo real el consumo de horas y costos contratados contra los presupuestos pactados con clientes.
Controle paquetes de compensación y reembolsos de gastos laborales con comprobantes obligatorios adjuntos y flujo de aprobación transparente.
Integre rápidamente a nuevos contratistas con listas de inducción paso a paso y biblioteca de recursos compartidos.
Aplicación por Industria
| Industria | Necesidad Crítica | Solución y Valor Kuboz |
|---|---|---|
| Empresas de Software y Servicios TI (Nearshore / Offshore) | Cientos de desarrolladores y consultores trabajando por horas en proyectos ágiles. | Timesheets diarios con aprobación del Scrum Master y facturación automática por tarifa horaria pactada. |
| Firmas de Consultoría, Legal y Auditoría | Control de horas facturables a clientes finales por honorarios profesionales. | Asignación estricta de *Engagements* con tarifas diferenciadas por nivel de experiencia (Senior/Junior). |
| Agencias de Marketing, Medios y Diseño | Freelancers y creadores de contenido externos contratados por entregable o proyecto. | Registro de hitos y tareas con liquidación directa al aprobarse el arte o campaña. |
| Empresas de Ingeniería, Construcción e Instalaciones | Subcontratistas y especialistas técnicos de campo para obras específicas. | Registro de horas de cuadrilla, validación de certificados de seguridad y reembolso de viáticos de obra. |
Características Principales
- Padrón Maestro y Perfil 360° de Contratistas (Contractor): Registro de información personal, residencia, contactos de emergencia, dependientes, educación, experiencia laboral, habilidades técnicas y estado de salud.
- Gestión de Contratos y Asignaciones (Engagements): Formalización de acuerdos de prestación de servicios por tarifa horaria o fija por proyecto, moneda de pago y fechas de vigencia.
- Control de Hojas de Tiempo y Actividades (Timesheets / TimeEntry): Registro de horas laboradas clasificadas por tipo (Regular, Horas Extras, Feriados) con flujo de revisión y aprobación por supervisores.
- Gestión de Permisos y Ausencias (TimeOff): Catálogo de tipos de ausencia (TimeOffTypeCatalog), solicitud de permisos, balances acumulados y aprobaciones jerárquicas.
- Paquetes de Beneficios y Reembolsos (Benefits): Asignación de beneficios adicionales (BenefitPackage, BenefitPerk), control de acumulaciones y flujo de aprobación de reembolsos de gastos de trabajo.
- Facturación y Liquidación de Honorarios (Invoicing): Generación automática o manual de facturas de contratista (Invoice) con desglose de líneas de servicio basadas en horas aprobadas y secuencias numéricas configurables.
- Portal de Autoservicio del Contratista: Panel interactivo para consulta de contratos, registro de horas, solicitud de cartas de trabajo en PDF (EmploymentLetterPdf) y seguimiento de pagos.
- Cultura, Onboarding y Capacitaciones (PeopleCulture): Pasos de incorporación guiada (OnboardingStep), comunicados corporativos y biblioteca de recursos de formación.
Reglas de Negocio Blindadas
- No se pueden registrar hojas de tiempo (TimeEntry) para un contratista en un rango de fechas fuera de la vigencia de su contrato activo (Engagement).
- La generación de facturas de honorarios basada en Timesheets requiere que todas las horas del periodo estén formalmente aprobadas por el supervisor responsable.
- Las solicitudes de reembolso de gastos (BenefitReimbursement) deben adjuntar comprobantes válidos y requieren aprobación del gestor de beneficios antes de programarse para pago.
- El cálculo de horas extras y días festivos debe respetar las tarifas multiplicadoras establecidas en las reglas del Engagement.
- La desactivación de un contratista suspende automáticamente todos sus contratos activos e inhabilita su acceso al portal de autoservicio sin borrar su histórico financiero.