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ID: 13 · CÓDIGO: ACADEMY
Matrículas & Calificaciones

Gestión Académica, Escolar y Cobranza de Academias (Academy)

Administra de punta a punta la operación académica, deportiva y extracurricular de academias, escuelas y clubes: desde la ficha de familias y alumnos, matrículas (Enrollment) y planificación pedagógica de temarios (LevelSyllabus), hasta el control de asistencia, clases de reposición (Makeups), planes de pago (PaymentPlans) y facturación escolar recurrente.

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El Problema que Resuelve

Manejar una academia deportiva, escuela de música o instituto de idiomas con cuadernos o plantillas de Excel es agotador: alta morosidad en el cobro de mensualidades, discusiones con padres por clases perdidas que exigen reponer fuera de reglamento, sobrecupos en horarios punta por cruces de agenda y descontrol en los temarios impartidos por cada profesor.

Impacto en ROI & Eficiencia

Beneficios Clave para el Negocio

Reducción del 60% en Morosidad Escolar

Emisión automática de mensualidades y recordatorios inteligentes de cobranza enviados directamente por WhatsApp y correo antes y después del vencimiento.

Cero Conflictos de Horarios y Aforos

Motor inteligente de detección de choques de agenda (`ScheduleConflictDetector`) para salones, pistas, carriles de piscina y disponibilidad de instructores.

Gestión Justa y Automatizada de Reposiciones (`Makeups`)

Políticas claras de reposición de clases con cálculo automático de fechas límite de expiración, terminando con los reclamos injustificados.

Cobro Flexible y Prorrateo Inmediato

Matrículas a mitad de mes calculadas al centavo por sesión restante (`ProrationCalculator`) y planes familiares multidiscipinares con descuentos por hermanos.

Estandarización Pedagógica y Temarios Digitales

Guías de clase estructuradas por bloques y ejercicios que aseguran el mismo nivel de excelencia sin importar qué instructor imparta la sesión.

Control y Seguridad Infantil (Child Safety)

Registro de personas autorizadas para retirar al alumno, alergias y contactos de emergencia siempre a mano.

Casos de Uso Empresariales

Aplicación por Industria

Industria Necesidad Crítica Solución y Valor Kuboz
Escuelas de Natación y Centros Acuáticos Control estricto de cupos por carril y reposición de clases por condiciones climáticas. Límites de aforo por sección y motor de reprogramación de *Makeups*.
Academias de Artes Marciales y Gimnasia Seguimiento de niveles/cintas y cobro de cuotas mensuales recurrentes. Niveles curriculares con temarios por bloque y recordatorios por WhatsApp.
Institutos de Idiomas y Centros de Tutoría Matrículas por ciclos académicos y asignación de profesores bilingües. Gestión de periodos lectivos (`AcademicPeriod`) y planes de pago semestrales.
Escuelas de Música, Danza y Teatro Clases individuales y grupales con cobro por horas o paquetes mensuales. Secciones privadas/grupales y facturación electrónica fiscal integrada.
Capacidades Funcionales

Características Principales

  • Expediente Familiar y del Estudiante (FamilyProfile & StudentProfile): Registro centralizado de tutores legales, alumnos vinculados, contactos de emergencia y protocolos de seguridad (StudentSafety).
  • Estructura Curricular y Disciplinas (Discipline & Level): Parametrización de disciplinas (Deportes, Idiomas, Música, Danza) con niveles de progresión y conteo de temarios (SyllabusItemCount).
  • Planificación de Temarios y Ejercicios (LevelSyllabus & SyllabusBlock): Creación de programas pedagógicos estructurados por bloques de dificultad y ejercicios con escalado de volumen.
  • Gestión de Secciones y Horarios (Section & ClassSchedule): Asignación de instructores (SectionInstructor), capacidad máxima de cupos, control de disponibilidad y detección automática de conflictos de horario (ScheduleConflictDetector).
  • Ejecución de Clases y Asistencia (Session & SessionPlanExecution): Registro digital de asistencia, evaluación de racha de inasistencias (AbsenceStreakEvaluator) y reporte pedagógico de sesión impartida (SessionReport).
  • Matrículas, Congelamientos y Reposiciones: Ciclo de vida de la matrícula (Enrollment), congelamiento temporal (EnrollmentFreeze) y gestión inteligente de reposición de clases (Makeups).
  • Facturación y Cobranza Académica Unificada (Billing): Planes de pago flexibles (PaymentPlanTemplate), generación de cuotas mensuales con prorrateo (ProrationCalculator), cálculo automático de recargos/mora y aplicación de pagos (PaymentAllocation).
  • Comunicaciones Automatizadas (WhatsApp & Email): Disparo de notificaciones de cobranza, alertas de inasistencia y recordatorios de clases personalizadas (WhatsAppTemplateVariables).
Gobernanza & Reglas

Reglas de Negocio Blindadas

  • No se puede matricular a un estudiante en una sección cuya capacidad máxima de cupos esté cubierta sin aprobación de sobrecupo.
  • El cálculo del estado de una cuota de colegiatura (ChargeStatus: Pending, Overdue, PartiallyPaid, Paid) se resuelve dinámicamente según la fecha de vencimiento y las asignaciones de pago registradas.
  • La copia de temarios entre niveles (CopyFrom LevelSyllabus) exige confirmación explícita de reemplazo si el nivel destino ya cuenta con ejercicios cargados para evitar pérdidas accidentales.
  • Una solicitud de clase de reposición (Makeup) solo es válida si la inasistencia fue justificada dentro del plazo reglamentario y no ha excedido la fecha límite de vencimiento (MakeupExpiryCalculator).
  • El prorrateo de colegiatura en inscripciones a mitad de periodo se calcula automáticamente considerando las sesiones restantes del mes calendario.