Compras e inventario
Ciclo completo de abastecimiento: requisición, cotización, orden, recepción y control de existencias en almacén.
7.1 Gestión de compras
El ciclo de abastecimiento conecta la necesidad de compra con la orden, la recepción y las existencias. Permite distinguir lo solicitado, lo autorizado y lo recibido para dar seguimiento a cada adquisición.
- Requisiciones con departamento solicitante, conceptos, cantidades y justificación del gasto.
- Envío, aprobación o rechazo de solicitudes y órdenes de compra con control de niveles.
- Solicitudes de cotización y registro de cotizaciones de proveedores, con comparación entre ofertas y selección de la ganadora.
- Órdenes de compra con detalle de líneas y seguimiento de recepción.
- Recepciones de mercancía vinculadas a la orden y al almacén de destino, con soporte para entregas totales o parciales.
7.2 Control de existencias
Gestión multialmacén de inventarios y trazabilidad física:
- Administración de almacenes y consulta de existencias disponibles por artículo.
- Movimientos de entrada y salida con referencias documentales a la operación de origen.
- Transferencias entre almacenes y reservas de existencias.
- Conteos físicos, confirmación de diferencias y ajustes de inventario.
- Actualización automática de cantidades y costos al confirmar las recepciones.
Proceso Integrado Paso a Paso
Solicitud
Un área solicita 20 unidades de un artículo mediante una requisición interna justificada.
Tramitación
Compras cotiza entre proveedores, tramita y aprueba la orden correspondiente.
Recepción parcial
El proveedor entrega 12 unidades; el almacén registra esa entrada y conserva el seguimiento de las 8 pendientes.
Actualización de existencias
Al confirmar la entrada, el sistema registra los movimientos de kardex y actualiza las existencias del almacén.
Comparación documental
La factura del proveedor se vincula a la orden; la consulta de comparación entre orden, recepción y factura ayuda a identificar diferencias de importes antes de continuar con el pago.
Condiciones de Operación & Puesta en Marcha
Definir artículos, unidades de medida, almacenes, proveedores, responsables de aprobación y reglas contables aplicables a las recepciones y ajustes.